Rozmowa kwalifikacyjna w Niemczech. Porady rekrutera

W Polsce i w Niemczech używa się powszechnie tej samej metody, zapraszając kandydata ubiegającego się o pracę na spotkanie rekrutacyjne. Albo wysyła się maila z zaproszeniem, albo dzwoni. Uwaga: w rozmowie telefonicznej, nawet, jeżeli jest to tylko zaproszenie, pracodawca otrzymuje wskazówki o zachowaniu kandydata i jego elokwencji a także oczekiwaniach finansowych. Liczy się wrażenie, jaki zrobi kandydat. – Osoby, które zabłysną w rozmowie telefonicznej, zabłysną na rozmowie kwalifikacyjnej - mówi Magda Maśluk-Meller, absolwentka Europejskiego Uniwersytetu Viadrina we Frankfurcie nad Odrą. Polka mieszkająca w Berlinie przez blisko 8 lat pracowała w międzynarodowych przedsiębiorstwach w Niemczech, Nowej Zelandii i Chinach.

Wstępne rozmowy kwalifikacyjne przez telefon

W Niemczech pracodawcy starają się przyspieszyć proces rekrutacji pracownika głównie ze względów finansowych. Nie ma większego marnotrawstwa dla pracodawcy niż długo nieobsadzone stanowisko pracy. Dlatego coraz bardziej popularne stają się na etapie ewaluacji dokumentów aplikacyjnych telefoniczne rozmowy z kandydatem prowadzone przed spotkaniem rekrutacyjnym u pracodawcy. – Ma to wpływ na większą efektywność całości procesu rekrutacyjnego – wyjaśnia autorka poradnika „CV i profesjonalna aplikacja po niemiecku”, publikacji adresowanej dla Polaków poszukujących pracy w krajach niemieckojęzycznych.

Telefoniczna wstępna rozmowa kwalifikacyjna trwa nie dłużej niż 20-30 minut. Jej celem jest zweryfikowanie doświadczenia kandydata/-ki, czyli pozyskanie informacji, na czym ono polegało, co osoba ubiegająca się o pracę robiła do tej pory. I zawsze, wyjaśnia doświadczona rekruterka, rozmowa kończy się informacjami: kiedy możemy zacząć pracę, za ile, jakie są następne kroki i wreszcie czy przeszliśmy dalej, czy też nie.

Zdarza się też często, że pracodawca po prostu dzwoni i proponuje odbycie rozmowy kwalifikacyjnej przez telefon. – Kandydaci nie powinni się na to godzić – mówi Magda Maśluk-Meller. – Podczas takiej spontanicznej rozmowy możemy nie do końca zdawać sobie sprawę, z kim rozmawiamy, jakie stanowisko zajmuje w firmie nasz rozmówca. Lepiej więc zawsze poprosić o inny termin spotkania – radzi.

Punktualność i dobre przygotowanie

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej pracodawca chce się przekonać, że kandydat jest odpowiednią osobą na oferowane stanowisko. Dlatego będzie zadawać bardzo specyficzne pytania mające na celu weryfikację naszego dotychczasowego doświadczenia – wyjaśnia Magda Maśluk-Meller. Spotkanie rekrutacyjne w Niemczech wygląda zazwyczaj tak, że po części powitalnej, w której kandydatowi zostanie zaproponowane coś do picia, pada pytanie, czy łatwo było znaleźć biuro, po czym pracodawca przechodzi do sedna sprawy. Prosi o krótkie przedstawienie się i zadaje konkretne pytania związane z doświadczeniem zawodowym. – Na wszelkie pytania związane z naszym doświadczeniem zawodowym dobrze jest odpowiadać według konkretnego schematu trzypunktowego – radzi Magda Maśluk-Meller. – Najpierw nakreślamy sytuację, problem i jakieś wyzwanie, w drugim punkcie nakreślamy kroki, jakie osobiście zaproponowaliśmy a w trzecim punkcie mówimy, jakie były wyniki naszych działań – zaznacza.

Na rozmowie kwalifikacyjnej padają też pytania o nasze mocne strony i słabości. Sprawdza się też umiejętności przejmowania inicjatywy, pracy samodzielnej i zespołowej. Często zadawane jest też pytanie, jak widzimy naszą karierę za 5 lat. – Na to pytanie mało kto potrafi odpowiedzieć. Zazwyczaj jest to pytanie o sferę marzeń – wyjaśnia Magda Maśluk-Meller.

Przygotuj swoje pytania do pracodawcy

Po pytaniach pracodawcy przychodzi kolej na pytania kandydata. – I tu w dobrym tonie jest zadawanie pytań – zaznacza rekruterka. – Nie ma nic gorszego niż kandydat, który nie zadaje pytań – zauważa. Dlatego idąc na rozmowę kwalifikacyjną w Niemczech należy przygotować kilka konkretnych pytań.

Uwaga: żeby zadawać konkretne pytania informujemy się dokładnie, kim jest pracodawca i czym się zajmuje. Trzeba też pamiętać, jak sformułowano ofertę pracy. Trzeba również śledzić tok rozmowy, żeby nie pytać o sprawy, o których była już mowa.

Komunikacja niewerbalna

Magda Maśluk-Meller mówi z własnego doświadczenia o dwóch błędach popełnianych przez kandydatów na spotkaniach rekrutacyjnych. Pierwszy, to duże spięcie kandydata w trakcie całej rozmowy. Rada: jeśli znajdziesz wspólny język z rozmówcą, postaraj się odprężyć.

Drugi błąd, to zbyt wczesne rozluźnienie, mówi rekruterka. Obydwa stany rozpoznaje się po mowie ciała w trakcie rozmowy. Osoba spięta siedzi wyprostowana na krawędzi krzesła. Osoba rozluźniona siedzi na całym krześle, a jej sylwetka jest odchylona lekko do tyłu. To oczywiście wpływa na sposób, w jaki rozmawiamy. Jeśli jesteśmy rozluźnieni, pozwalamy sobie też na żarty, które nie zawsze są stosowne, zaznacza Magda Maśluk-Meller.

Dlatego zaleca ona na spotkaniu rekrutacyjnym zastosowanie „techniki odzwierciedlającej postawę rozmówcy”. – Jeśli rekruter się rozluźnia, a przecież na rozmowę też przychodzi bardziej wyprostowany, to my też możemy się rozluźnić. Jeżeli rekruter trzyma ręce na stole, to też to róbmy. To działa na podświadomość. Jeśli rekruter widzi swoje odbicie w osobie kandydata, jest siłą rzeczy lepiej do niego nastawiony – tłumaczy zawodowa rekruterka.

Pamiętaj o tym, z kim rozmawiasz

Magda Maśluk-Meller zwraca również uwagę na to, że w procesie rekrutacyjnym należy mieć świadomość, z kim się rozmawia. Bardzo często odbywa się od 2 do 4 rozmów kwalifikacyjnych. Wszystko zależy od pozycji w hierarchii, jaką kandydat na dane stanowisko miałby zająć lub od charakteru jego pracy. Generalnie pierwszą rozmowę kwalifikacyjną zazwyczaj prowadzi ktoś z działu kadr, drugą prawdopodobnie przełożony, a trzecią ewentualnie dyrektor danego działu. – Osoby te będą próbowały zweryfikować umiejętności kandydata i jego predyspozycje. – Dział zajmujący się obsługą kadrowo-płacową i pozyskujący pracowników będzie zainteresowany przede wszystkim naszą osobowością, bezpośredni przełożony będzie zainteresowany naszymi kwalifikacjami (umiejętnościami i doświadczeniem), zaś dyrektora działu będzie interesować potencjał kandydata, czyli, w jaki inny sposób można wykorzystać jego umiejętności w firmie. Poza tym interesować go będzie, czy dana osoba jest odpowiednia dla całego zespołu – wyjaśnia rekruterka. – Dlatego stale trzeba pamiętać, kim jest rozmówca i jakie sprawy są dla niego ważne i nasze wypowiedzi odpowiednio do nich dostosować– dodaje.

Nie spóźniaj się i poprawnie się pożegnaj

Punktualność to bezwzględnie ważna kwestia w Niemczech. – Punktualne przybycie na rozmowę znaczy 5 minut przed czasem – wyjaśnia Magda Maśluk-Meller.

Zwraca ona uwagę na ważny aspekt procesu rekrutacyjnego w Niemczech. Pracodawca spotykając się z kandydatem robi to nie dlatego, żeby mu udowodnić, że się nie nadaje na wolne stanowisko, ale ma nadzieję, że się spotyka z nowym pracownikiem. – Wszystko więc działa na naszą korzyść. Żadne pułapki nie czyhają na kandydatów w Niemczech – mówi Magda Maśluk-Meller.

Idąc na spotkanie rekrutacyjne trzeba również zwrócić uwagę na wygląd. Lepiej być ubranym bardziej elegancko niż mniej elegancko. Ważne są umyte włosy i ładny, dyskretny zapach tzn. też nie za dużo perfum – wyjaśnia Magda Maśluk-Meller. Z doświadczenia kilkuletniej pracy wskazuje na to, że „ważna jest aparycja, to czy kandydat jest uśmiechnięty, otwarty, czy ma prawidłowy uścisk dłoni”. Ten uścisk dłoni musi być zdecydowany, musi sygnalizować partnerstwo i równouprawnienie. Taki uścisk dłoni jest zazwyczaj prosty, nie jest władczy, ani zbyt pochlebczy.

Czekając na rozmówcę dobrze jest ponadto nie siadać na krześle, które nam wskazano, gdyż stojąc robimy lepsze wrażenie na osobie wchodzącej do pomieszczenia, niż podnosząc się z pozycji siedzącej.

Dobre wrażenie można też łatwo zburzyć, na przykład życząc przy pożegnaniu po rozmowie kwalifikacyjnej, która odbyła się w środę „miłego weekendu” czy „udanej reszty tygodnia”. – To sprawia wrażenie, że kandydat wcale nie jest pracowity i żyje od weekendu do weekendu i na pewno podchodzi do pracy bez serca – mówi Magda Maśluk-Meller. Bardzo dobrze natomiast odbierane jest w Niemczech pożegnanie: „Es hat mich sehr gefreut”, co znaczy tyle co „cieszę się, że tu byłem / byłam”.

Forma zwracania się do kandydata

W Niemczech coraz częściej pojawiają się oferty pracy napisane w formie „ty”. W takiej sytuacji zwracamy się do pracodawcy w mailu lub liście w luźnej formie „Hallo”. Równie nieformalnie żegnamy się wtedy np. przesyłając „słoneczne pozdrowienia” (sonnige Grüße), co po niemiecku bardzo dobrze brzmi, zauważa rekruterka.

Ale są firmy, które konsekwentnie używają formy „ty” w procesie rekrutacyjnym i takie, które nie są konsekwentne. – I w zależności od tego gramy w tę grę tak, jak ją definiuje pracodawca, używając formy „ty” lub „pan/pani” – radzi Magda Maśluk-Meller.

Na samym początku o zarobkach

Kwestie finansowe poruszane są w Niemczech na początku spotkań rekrutacyjnych, w Polsce najczęściej pod koniec. Niemcy są pod tym względem bardziej pragmatyczni, zauważa rekruterka. W kwestii zarobków istnieje w Niemczech większa przejrzystość. Informacje na temat wysokości wynagrodzeń można znaleźć chociażby przeczesując Internet. Ponadto w przypadku 50 proc. miejsc pracy w Niemczech obowiązują wynagrodzenia uzgodnione w układach zbiorowych. Często też w Niemczech informacje o zarobkach są zawarte już w ogłoszeniu.

List po rozmowie kwalifikacyjnej

Jeśli jesteśmy zainteresowani pracą, na drugi dzień dziękujemy za rozmowę kwalifikacyjną. Dziękujemy za rozmowę, która odbyła się wczoraj i dziękujemy za czas, jeśli rozmowa była dłuższa niż godzinę. Potwierdzamy też nasze zainteresowanie dołączeniem do zespołu. W liście zatytułowanym "podziękowanie za rozmowę kwalifikacyjną" można również nawiązać do ważnego punktu, który był omawiany podczas rozmowy. Np. na rozmowie padło pytanie, jak kandydat na kierownika działu motywowałby swoich członków zespołu. Kandydat spontanicznie wymienił tylko jeden lub dwa sposoby. W liście może to rozwinąć i napisać, że zastosowałby jeszcze inne np. 2-3 techniki. Takie listy należą coraz bardziej do dobrego tonu, mówi Magda Maśluk-Meller.

Koszty podróży na rozmowę kwalifikacyjną

W Niemczech osoby szukające pracy mają prawo do zwrotu kosztów związanych ze stawieniem się na spotkanie rekrutacyjne. Dlatego rozmowa kwalifikacyjna przez telefon jest dla pracodawcy tańsza niż zwrot kosztów podróży 10 kandydatom.

Ważne: jeśli pracodawca nie zechce pokryć kosztów przyjazdu na rozmowę kwalifikacyjną, informuje o tym w zaproszeniu. Jeśli tego nie zrobił, to po rozmowie kwalifikacyjnej można przesłać bilety i poprosić o zwrot kosztów.

Warsztaty przygotowujące w Berlinie

W Berlinie Polska Rada Społeczna organizuje warsztaty, które pomagają zdobyć pewność siebie na rynku pracy i uzyskać potrzebną wiedzę.

Adres:

Oranienstr. 34, 10999 Berlin

Tel.: 0049 30 / 6151717
Fax: 0049 30 / 61659288
e-mail: polskarada(at)polskarada.de

Warsztaty organizuje też biuro 8careers w Berlinie:

Informacje przez e-mail, kontakt(at)8careers.eu, lub telefonicznie pod numerem (030) 202.37.180-1

Barbara Cöllen

red. odp.: Elżbieta Stasik