Biuro kontra home office. Spotkania i e-maile przeszkadzają
20 czerwca 2023
Skrzynka z pocztą elektoniczną jest przepełniona. Dziesiątki e-maili pozostają nieprzeczytane. Po jednej naradzie następuje od razu wiedeokonferencja. Tuż potem ma miejsce skomplikowane uzgodnienie zadań z innym zespołem pracowników. W wielu niemieckich biurach jest to część codziennego życia, a czas poświęcony na spotkania i narady nie jest uważany za szczególnie produktywny.
W międzynarodowym badaniu opublikowanym dziś (20.06.2023) przez dostawcę oprogramowania Slack, ankietowani w Niemczech stwierdzili średnio, że uważają tylko nieco ponad połowę swoich spotkań i narad (53,4 procent) za „dobre wykorzystanie czasu pracy”. 36,5 procent spotkań zostało przez nich uznanych za niepotrzebne.
Zbyt wiele spotkań, zbyt wiele e-maili
Ze stwierdzeniem „czuję się produktywny w pracy przez większość dni” wielu respondentów zgodziło się „w pewnym stopniu” (47 procent) lub „zdecydowanie tak” (29 procent). Jednak nawet w tym przypadku ponad jedna trzecia ankietowanych (36 procent) wymieniła zbyt wiele spotkań i zbyt wiele e-maili jako czynniki zakłócające ich pracę.
2032 respondentów z Niemiec stwierdziło również, że marnują jedną trzecią swojego czasu pracy lub nie wykorzystują go sensownie. Podali, że spędzają średnio 30 procent czasu pracy na wykonywaniu zadań, które „nie przyczyniają się bezpośrednio do realizacji celów firmy/zespołu”.
Na całym świecie w badaniu tym wzięło udział ponad 18 000 osób, z których zdecydowana większość pracuje w biurach. Respondenci z Niemiec to głównie osoby pracujące na średnim (22 procent) lub wyższym szczeblu kierowniczym (10 procent), a także w kadrze zarządzającej (7 procent). 23 procent respondentów zostało zaliczonych do grupy „specjalistów biurowych”, co oznacza między innymi analityków lub grafików.
Subiektywna ocena produktywności
Wielu pracowników biurowych postrzega pracę w domu lub pracę mobilną jako sposób na poprawę ich produktywności. 69 procent respondentów z Niemiec stwierdziło, że możliwość pracy z dowolnego miejsca zwiększyłaby ich wydajność „trochę” (35 procent) lub „bardzo” (34 procent). Wielu respondentów dostrzega również korzyści z pracy dającej im więcej elastyczności, na przykład w wyborze godzin poświęconych na pracę.
Jednak subiektywna ocena i rzeczywista wydajność mogą się znacznie różnić, jak zauważa ekspert ds. rynku pracy Ulf Rinne. – To, jak produktywna jest praca wykonywana z domu, jest w rzeczywistości bardzo ciekawym pytaniem z naukowego punktu widzenia, na razie bowiem nie ma na nie jasnej odpowiedzi.
– Pojawia się również pytanie, w jakim stopniu subiektywna ocena produktywności w trybie home office ogranicza się do samego obszaru pracy – wyjaśniał ekspert. – Moim zdaniem, u wielu ludzi pracujących w ten sposób często pojawia się myśl: „Mogę też robić wiele rzeczy na boku, które wcześniej mogłem robić tylko po pracy”.
Może to pozytywnie wpłynąć na subiektywną ocenę produktywności pracy w trybie home office, nawet jeśli nie są to zadania wchodzące bezpośrednio w zakres obowiązków danej osoby.
Wydajność pod wpływem
Na wydajność wpływa wiele czynników: czas i zasoby poświęcane na komunikację i współpracę lub rozpraszanie uwagi to tylko kilka przykładów.
– Osobowość pracowników również ma wpływ na ich produktywność w pracy wykonywanej w trybie home office. Na przykład szczególnie sumienni pracownicy są wtedy nie tylko bardziej produktywni, ale także wymagają mniej wskazówek i kontroli ze strony przełożonych – mówi Ulf Rinne.
Jego zdaniem zarówno produktywność, jak i związana z nią satysfakcja z pracy zyskują na indywidualnych rozwiązaniach przeznaczonych dla pracy w trybie home office. – Rozwiązania te muszą uwzględniać specyficzne uwarunkowania firmy i procesy operacyjne, ale powinny również brać pod uwagę indywidualne potrzeby, preferencje i osobowości pracowników.
To nie przypadek, że wiele firm już teraz zmierza w kierunku hybrydowych form pracy, a w niektórych przypadkach próbuje znaleźć indywidualne rozwiązania dla pracowników. – Często towarzyszą temu konkretne wymagania takie, jak obecność w firmie w określone dni, w szczególności w celu poprawy komunikacji wewnętrznej – zauważa Ulf Rinne.
(DPA/jak)